Règlement intérieur

Règlement intérieur

I - Assemblée générale

L'Assemblée Générale se réunira, chaque année, dans le courant du premier semestre, avec pour ordre du jour minima :

  • Prendre connaissance des rapports du Conseil d'Administration sur la situation morale et financière de l'Association,
  • Approuver les comptes de l'Exercice clos,
  • Voter le budget de l'Exercice suivant,
  • Fixer les cotisations dues pour les diverses catégories de membres
  • Tous les quatre ans, procéder à l'élection de la totalité des membres du Conseil,
  • Chaque année, en cas de vacance d'un poste du Conseil pendant l'année précédente, élection d'un membre remplaçant dont le mandat expirera à la même date que celui des membres du Conseil en fonction,
  • Le Conseil d'Administration fixe les autres questions à soumettre à la délibération de l'Assemblée.

II - Conseil d'administration

Le Conseil d'Administration est composé de 30 membres dont :

  • 17 membres du collège des personnes morales*
  • 13 membres du collège des personnes qualifiées*

Chaque collège procède à l'élection, au scrutin secret, de ses représentants au Conseil d'Administration.

En cas de vacances en cours de mandat, chaque collège pourvoit au remplacement de ses membres.

Le Conseil d'Administration se réunit au moins deux fois par an, dont une fois en début d'année civile pour préparer l'Assemblée et chaque fois qu'il est convoqué à l'initiative du Bureau désigné en son sein.

Le Conseil d'Administration ne peut délibérer valablement que si la moitié au moins de ses membres est présente.

Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.

Une personne qualifiée a la possibilité de donner pouvoir à une autre personne qualifiée.

Peuvent participer au Conseil d'Administration, à titre consultatif, les personnes morales ou qualifiées adhérant au Comité mais non membres de cette instance.

III - Bureau

Le Conseil élit en son sein un Bureau dont la composition est la suivante :

  • un Président,
  • quatre Vice-présidents* (dont un représentant de l'Université)
  • un Président du Conseil Scientifique
  • un Secrétaire général
  • un Secrétaire général adjoint
  • un Trésorier
  • un Trésorier adjoint*

Le Bureau ne peut délibérer valablement que si la moitié au moins de ses membres est présente.

Des correspondants départementaux seront en relation avec le Bureau.

IV - Conseil scientifique

Le Conseil élit en son sein un Conseil Scientifique. Il a sa propre présidence. Il comprend différents membres dont : le président du Comité, deux vice-présidents, le secrétaire général, le trésorier, une ou plusieurs personnes qualifiées, un membre d'honneur et le directeur des archives départementales de la Haute-Garonne.

V - Cotisations

Les cotisations sont fixées chaque année par l'Assemblée Générale pour les diverses catégories de membres, personnes morales et personnes qualifiées.**
La cotisation doit être versée par chaque membre après cette fixation par l'Assemblée Générale.**

En cas de non versement, un rappel sera effectué à la fin de l'année.

Si la régularisation n'intervient pas dans les délais impartis, la personne ou l'Organisme en cause ne sera plus convoqué et la radiation interviendra de plein droit.

* modifications suite aux réunions du Conseil d'administration et de l'Assemblée générale du 10 juin 2016.
** modifications suite aux réunions du Conseil d'administration et de l'Assemblée générale du 9 juin 2017.